Come vi dicevo, sto cercando di semplificare (drasticamente) le mie giornate e la mia vita.
Una delle mie prime azioni è stata quella di rivedere e organizzare meglio il lavoro, cercando di essere più produttiva, avere meno distrazioni, concludere la serata giornata di lavoro con soddisfazione anziché stress per non aver concluso tutto quello che volevo/dovevo.
Il mio piano di azione sta portando i primi risultati. Le mie giornate di lavoro stanno andando meglio, riesco a portare a termine i miei obiettivi e il livello di stress sta scendendo.
Non esiste una formula perfetta, ognuno deve trovare la propria, secondo i propri ritmi, attitudini e limiti. Soprattutto, bisogna “monitorare” spesso le proprie abitudini, essere flessibili ed adattarsi ai cambiamenti, anche se temporanei.
Per il momento, questi sono i miei 10 modi per semplificare la giornata di lavoro:
Leggere la mail solo due volte al giorno
Uno dei miei principali elementi di distrazione al pc è la mail: un flusso continuo di messaggi di lavoro e personali, newsletter, proposte. Ho sempre avuto l’abitudine di rispondere a tutti e subito, interrompendo il lavoro e compromettendo la mia concentrazione.
Ho sperimentato un piccolo e semplice trucco che funziona: ho disattivato la notifica di Gmail. Mentre scrivo un documento al pc non mi appare più l’anteprima della posta in arrivo. Controllo la posta (e rispondo) solo a lavoro concluso e al massimo due/tre volte al giorno. Per me questo è stato un passaggio essenziale. Ma attenzione…anche il mio iPhone mi manda notifiche di posta in arrivo: ho disattivato le notifiche anche da qui.
Chiudere Facebook & friends
Per me i social media sono uno strumento di lavoro, ma anche in questo caso vanno “domati”: ho disattivato le notifiche di Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram sull’iPhone e mentre sto facendo un lavoro che richiede la mia massima concentrazione tutti i social sono chiusi. Nel mio browser sono aperte solo le schede che mi servono in quel momento.
iPhone a faccia in giù
Nonostante tutto, il diabolico iPhone riesce a catturare la mia attenzione con qualche messaggio: allora lo tengo a faccia in giù. Le cose urgentissime (es. una telefonata dalla scuola di mia figlia) passano ancora per telefono, se squilla lo sento comunque
To do list (in ordine di priorità)
La lista delle cose da fare l’ho sempre fatta. Grazie al mio planner per conciliare lavoro e famiglia ogni mattino focalizzo sugli obiettivi della giornata. Però ho aggiunto un piccolo e fondamentale particolare: l’ordine di priorità. Al mattino, quando compilo la mia lista delle cose da fare le metto in ordine: prima cosa da fare, seconda cosa da fare, ecc. Magicamente, tutto scorre meglio.
To do list (realizzabile)
Questo è un altro punto su cui sono intervenuta: la to do list deve avere obiettivi raggiungibili, non deve essere una lista irrealizzabile di tutto quello che ho in sospeso.
Cerco di focalizzare bene sugli impegni della giornata per calibrare bene il tempo: se mi pongo obiettivi raggiungibili la mia giornata si concluderà bene con una sensazione di risultato raggiunto. Se scrivo 20 cose da fare, non riuscirò mai a portarle tutte a conclusione. Il risultato sarà solo deprimente e stressante.
Decluttering fisico
Lo diciamo tutti: lo spazio di lavoro va tenuto in ordine, ma poi non lo facciamo. Il caos prende il sopravvento: troppi fogli, appunti, bollette, fazzoletti, tazze, evidenziatori, carica cellulari, libri. Ma quando regna il disordine il lavoro può diventare fastidioso. Ho preso l’abitudine di mettere sempre e subito via le cose inutili, e soprattutto di non accumulare. Sul mio tavolo i due protagonisti sono il pc e l’agenda. Il resto può stare solo se e quando serve.
Decluttering digitale
Anche il pc ha bisogno di ordine: il desktop la dice lunga sul livello di organizzazione … Io mi sono ritrovata a fine anno con lo schermo pieno zeppo di file e icone. Ho tolto tutto e archiviato le cose in sospeso. A proposito di archivio, uso ancora SugarSync, che mi garantisce il back up digitale a spazio e costo zero.
A stomaco pieno
La concentrazione mentale, per essere mantenuta, non deve essere distratta da fame, sete, sonno: prima di cominciare un lavoro importante, mi assicuro di aver assolto a tutti miei bisogni primari. Altrimenti dopo 5 minuti l’istinto sarà quello di alzarmi per un caffè.
Gestire gli imprevisti…
Gli imprevisti di lavoro ci sono sempre, quasi tutti i giorni: tanto vale prevedere sempre un po’ di tempo per gestirli, cercando di essere abbastanza flessibili per risolverli senza mandare all’aria il programma della giornata e uscirne con quella sensazione negativa di “oggi non ho concluso un bel niente”.
Camminare
Ci sono momenti in cui mancano le idee e l’ispirazione è al minimo. Il peggio che si possa fare è aprire un social per distrarsi un po’: sarà solo tempo perso. Meglio alzarsi e muoversi qualche minuto, fare una passeggiata in ufficio o in casa. Io lavoro in casa e in quei momenti stendo un bucato o scarico la lavapiatti. Mentre faccio cose banali e/o manuali in genere ritrovo la concentrazione. Le idee migliori non arrivano davanti al pc, ma nel tempo libero!
grazie 🙂 buon lavoro anche a te!
grazie!
Ricondiviso. grazie degli spunti 😉
Mi sono ritrovata in questa lista e mi sento un po’ meno in colpa quando stacco un lavoro per svuotare la lavatrice o la lavastoviglie… in effetti devo considerarli momenti per ritrovare la concentrazione!!! non sto perdendo tempo!! bello anche il suggerimento di leggere le mail solo due-tre volte al giorno… per me sono una droga più forte di qualunque sms o social. Grazie!!!
Anche per me la mail era un flusso continuo e pericoloso, anche se si trattava sempre di messaggi di lavoro. ora va molto meglio!
Ammiro molto il tuo sito e ti ringrazio per i vari suggerimenti. Io “smanetto” molto poco con il computer , ho imparato tutto da sola(sono un po’ datata) Hai qualche consiglio da darmi? Quando hai un po’ di tempo, non voglio disturbare più di tanto. Grazie per l’attenzione. Dada
Ciao Dada, che tipo di consiglio ti servirebbe esattamente?
Mi piace l’idea delle priorità! la trovo geniale! io infatti nella mia lista delle cose da fare ho una sfilza infinita di cose, mi confondono distraggono dagli obbiettivi urgenti e scoraggio. La metto subito in pratica grazie mille! 🙂
anch’io tendo a mettere troppo. Le priorità mi aiutano molto a capire gli effettivi obiettivi della giornata! Ciao!
Un altro ottimo metodo che noi donne spesso dimentichiamo è di FARE UNA COSA ALLA VOLTA anche nei momenti di massimo stress o quando urgenze e priorità si accavallano. Contrariamente a quanto sembra si è molto più produttivi, non si rischiano dimenticanze o errori e una volta finito la mente è libera di concentrarsi sul task successivo. Inoltre depennare la to do list dà una sensazione di soddisfazione ineguagliabile.
Ciao Laura,
sono decisamente d’accordo con te. una cosa alla volta, il multitasking ha più rischi che benefici. E poi è vero: depennare è una meraviglia!
Grazie mille dei suggerimenti! Mi serviva proprio una linea guida… il caos stava prendendo il sopravvento… lavorare da casa non è facile, molte sono le distrazioni e poi sembra sempre di avere tempo per fare le cose…
Ciao Francesca, sembra di avere tempo ma poi il tempo vola via velocissimo, soprattutto al pc. Per lavorare da casa ci vuole davvero molta concentrazione e molta disciplina!! Ciao!
Sul mio desktop ci sono solo 3 cartelle: in uso, già fatto, un giorno forse. Ogni cartella è divisa in studio, lavoro, personale. Sembra un delirio ossessivo, ma trovo tutto in un attimo. E per rendere tutto più piacevole, ho sostituito le icone classiche delle cartelle con delle icone personalizzate.
Ognuno ha il suo metodo e la cosa importante è trovarlo per semplificare i processi di gestione. Io per esempio con il tuo metodo non ce la farei e tu probabilmente non apprezzeresti il mio!! ciao!