Se si parla di decluttering non si può ignorare un elemento diventato fondamentale nella nostra vita quotidiana: la posta elettronica.
Tra mail personali e mail di lavoro ogni giorno scarichiamo decine di messaggi nella nostra inbox. Molte sono immediatamente cestinabili, alcune sono importantissime, altre sono da tenere in stand by, altre non abbiamo ancora deciso se sono da cestinare oppure no!
Alla fine ci troviamo con decine di mail segnate come non lette e un accumulo di posta da smaltire, con relativo senso di stress e incompiutezza.
Come vi raccontavo ho recentemente rivoluzionato e semplificato la mia giornata di lavoro, con enormi benefici in termini di soddisfazione e produttività (ecco come ho fatto, in 10 mosse).
Una delle azioni più utili è stata quella di controllare la mail solo due volte al giorno. Adesso non interrompo continuamente il lavoro e non comprometto la mia concentrazione: ho disattivato la notifica di Gmail.
Oggi però vorrei approfondire proprio la questione della gestione della mail. A mio avviso non esiste un modello perfetto di gestione della mail: ognuno deve trovare il proprio modo, che può variare molto in base alla persona, alla professione, agli orari.
Però ci sono alcuni trucchi che possono essere utili a tutti. Obiettivo: snellire la posta e fare decluttering mentale.
Cancellarsi
La prima cosa da fare è cancellarsi dal 90% delle liste cui si è iscritti. Riceviamo moltissime newsletter: alcune le leggiamo regolarmente e con piacere, altre mai.
Allora il trucco è quello di affrontare la questione mail per mail: nel giro di pochi giorni sarà risolta. Ogni mattina apriamo le newsletter che in genere cestiniamo: andiamo in fondo alla mail e cancelliamoci. Occorrono pochi minuti al giorno per alcuni giorni e avremo grandi benefici per mesi.
Scegliere metodi alternativi per seguire un sito
Se vogliamo seguire un sito, ma preferiamo non ricevere gli aggiornamenti per email, possiamo scegliere metodi alternativi: iscriversi alla pagina Facebook, o magari iscriversi agli aggiornamenti via Feed RSS. Io ho scelto questa strada: la mia mail è molto più libera, ma non mi perdo neanche un post dei miei blog preferiti, grazie a Feedly, che posso leggere e sincronizzare sia dal pc che dal telefono.
Non mi fanno cancellare: uso il filtro magico!
Purtroppo ci sono molte newsletter che non prevedono in fondo il link per cancellarsi. In questo caso c’è una soluzione: impostare un filtro per deviare i messaggi indesiderati direttamente nel Cestino. Si può fare nella maggior parte dei client di posta elettronica, io l’ho fatto con Gmail. Per impostare un filtro in Gmail, si può usare la seguente procedura:
- impostazioni/filtri/crea nuovo filtro
- compilare i relativi campi inserendo i criteri di filtro (in questo caso inserendo la mail del mittente indesiderato)
- scegliere l’operazione che si desidera eseguire per questi messaggi selezionando la casella corrispondente, in questo caso, selezionare elimina
- fare clic su crea filtro.
Non confondere l’inbox con la lista dei “to do”
Prima avevo l’abitudine di lasciare in grassetto (“come non letto”) tutte la mail che richiedevano un’azione (rispondere, fare proposta, leggere meglio, …). Il risultato era quello di non avere mail l’inbox vuota, ma sempra una lunga coda di mail da leggere.
Oggi ho cambiato strategia: quando ricevo una mail decido subito cosa farne. Se non va eliminata e richiede un’azione successiva, ma che non posso fare subito, la segno con una stellina e scrivo in agenda “rispondere a XY”. Insomma: non confondo più l’inbox con la lista dei to do!
Mettersi in testa che la lettura della mail è un task
Bisogna mettere a preventivo ogni giorno il tempo necessario a leggere la posta elettronica. Non è una cosa in più: è un task quotidiano, che richiede tempo e concentrazione.
Come vi raccontavo, da quando ho rivoluzionato e semplificato la mia giornata di lavoro ogni mattino focalizzo sugli obiettivi della giornata, con un ordine di priorità.
Al mattino, quando compilo la mia lista delle cose da fare le metto in ordine: prima cosa da fare, seconda cosa da fare, ecc. Ecco: il primo task della lista è sempre “leggere mail”, che depenno solo dopo aver finito.
Voi come organizzare la vostra mail?
Sempre a proposito di decluttering vi suggerisco:
Meraviglioso consiglio! Sto facendo pulizia della mail e non mi sembra vero di non vedere più tanta spazzatura. I tuoi consigli sono davvero grandiosi e superutili. Grazie.
basta che non cancelli anche BabyGreen!!!! :-)!
Questo consiglio è stato super! La mia mail è ora super pulitissima!!! Niente più messaggi indesiderati che distraggono e creano confusione. E’ una liberazione…. Grazie ancora!